背景介绍：1962年，山东化工学院划归化工部领导，学校仅有1人兼顾档案工作；1981年学校恢复成立文书技术统一档案室；1988年院长办公室下设档案科；1995年档案室主任定为学校副处级领导干部；2001年更名为综合档案室并设副职；2003年更名为档案馆，属教辅机构，副处级建制，学校办公室代管；2024年，作为学校直属的教辅部门独立，部门正职为管理、专业技术岗位双肩挑，其他人员2008年由管理岗统一转为专业技术岗，2017年复增副馆长管理岗（正科级）。
人员从初期的1人，到建室后的3人，再由2004年的4人逐步增加到2020年的9人并定编。1993年，1名工作人员获评学校首位副研究馆员，2014年，档案馆首位研究馆员晋升（2007年，学校首次获评档案系列研究馆员）；档案馆副高级职称最多时5人，正高级职称保持1人。
档案室开始以管理学校的文书、教学、科技档案为主，后逐步拓展为纸质、电子、实物等多载体、14大门类的综合档案管理部门。1989年参与、1993年起独立承担学校《青岛科技大学年鉴》的编辑。2000年，接手四方校区校史室的管理，后参与崂山校区校史馆的建设、改造、重建，担负着日常接待的任务。2002年，为筹备教职工人事档案的达标升级工作，人事档案的管理职能划转档案室，2017年根据上级主管部门的要求，教职工人事档案又重回人事处辖属。2007年、2015年分别接收青岛工艺美术学校、山东省回国留学人员服务中心的部分材料。
1987年9月，我国第一部档案法，即《中华人民共和国档案法》正式颁布，并于1988年元旦正式实施。自此，我校也开启了档案体系的全面建立过程，渐由纯人工手动向实体、数据库同步管理逐步转变，“死材料”变成“活信息”，学校档案工作向着规范开放、高效检索、信息支撑、安全利用的无纸化管理服务模式迈进。
纵观学校档案工作40年的发展，与时代的科技进步息息相关、与学校历史进程同生共荣，更与历届校领导的支持和几代兰台人的接力耕耘密不可分。
麻袋里建档的第一代兰台人
建校初期到档案集中管理，学校经历了异地建校、迁徙、合并、停办和恢复等多个历史节点，很多档案都处在分散搁置、库房堆积的状态。第一代兰台人穿梭于各部门，四处收集，从老同志们的橱柜里、甚至是库房麻袋里，认真筛选、整理，从无到有，建立起学校档案的雏形。
最初的档案室在四方校区行政办公楼（现环境与安全工程学院）二楼西北角，办公室、整理室各1间，还有一个100多平米的库房。档案都是按卷管理，每个部门将制发或收到的各类有价值材料，按照学校档案整理规范统一要求汇总组卷，按时移交归档，每年入库档案不足千卷。档案室按“年度+大类+流水号”排架，双开门木橱是统一装具，库房密不透风，充斥着樟脑球的味道。
第一代兰台人的信条是：档案工作很有意义，整理签名的每一个案卷对学校都有重要价值，给后来人提供借鉴。为此，秉持应收尽收的理念，在当时条件极其有限的情况下，她们通常是见人就“催收”，以至于很多老师见到她们会条件反射、见面第一句话：“哎呀，我马上把材料给你们。”当时，每当有教职工退休时，都需要到档案室签字，确定没有未还档案的同时还会被仔细“询问”，时不时能够寻到“宝贝”，不断地补充到档案中。
在人员少，完全依靠手工整理、誊抄目录，实物保管、人工查找原件的条件下，她们奉行“有为才能有位”的宗旨，管好档案的同时，不断主动给自己加担子，以期实现档案工作功在当代、利在千秋的目标。校史室撤销后，档案室独立承担编辑学校《青岛科技大学年鉴》工作，汇总学校年度情况；为建立教职工业务档案，承担职称评审工作中论文材料的审核；开展为毕业生利用服务等等。
这些在高校中较为领先的工作的开展，不是被领导要求做的，而是一切从工作角度出发，为丰富档案资源和保护馆藏档案自行开展的。岁月流逝，一些工作职能学校已重新布局；甚至有些内容，有了更便捷的管理方式，已了无痕迹，但是学校第一代兰台人的付出不应被忘记，她们用行动诠释了什么是勇承重载、吃苦耐劳的“橡胶品格”，为学校档案工作的发展打下了坚实的基础。
无须扬鞭自奋蹄的第二代兰台人
进入21世纪，教育部和山东省档案局先后出台《高等学校档案管理办法》《科技事业单位档案管理标准》，学校档案工作迎来了新的挑战和机遇。
2000年5月底，学校接到上级主管部门通知，9月份要来校检查档案工作。学校领导提出要求：“要达标，要最好的。”于是，第二代兰台人迎难而上，制定详细工作计划，按山东省最新标准要求，将近5年的全部档案，重新拆分、装订并建立机读目录，对照内容逐项落实。档案室的三位老师各司其职，每天从早8点工作到晚8点，最终以97.3分的优异成绩达到省教育部门、档案局关于高等学校档案目标管理的省一级标准。在同年学校校园文明评估庆功会上，校领导给予了极大的肯定和表扬。
此后，第二代兰台人便将高自律、严要求的标准一路保持。2009年，人事档案一次性达到国家一级标准；2010年，在全省高校档案工作检查和全省处级干部审核检查中，校档案馆成为驻青高校唯一双优单位；2018年底，获批山东省档案工作科学化管理示范单位。
每一项成绩的背后，都凝结着第二代兰台人的心血及家人的支持、付出。2000年6月至8月期间百天苦战，力达山东省高等学校档案目标管理省一级标准时，她们的孩子正值高考、中考的关键时期；那年暑假，全员加班，孩子们都是独自在家，特别是8岁小学生，每一个电话里都充满着无助、惊恐……
2004年，抓住建设新校区机遇，在省属高校中较早实现档案馆库标准化。这个瓶颈问题的解决，为后来的持续发展奠定了基础，但也让第二代兰台人增加了很大的工作量。2007年从四方校区搬迁到崂山校区新馆舍时，没有任何经验可以借鉴，只能提前考察、各种测量，多次推演、规划。前期档案的清点、橱柜的固定编号，搬运、押运以及装卸车顺序和进馆，一次性落地就位等等，协调装卸工人将近200组五节柜，按照类别合理布局、并预留出科学配比的空间，最终都是一步到位，没有重复搬动。从封橱停止服务到恢复正常利用，只用了2天时间，将工作影响降到了最低。
档案馆迁入崂山校区新馆后，空间扩大了、办公条件改善了，大家便一鼓作气，有计划地将全部馆藏档案按照高校档案实体分类法重新进行了整理和著录。每天库房就像市场一样，摆满一地、重新整理排序、就位，后续的检索目录输入导出……经过6年默默的努力，2013年，实现所有档案文件级信息化管理，在全省高校率先达到馆藏档案统一化。同时，档案馆还积极倡导、参与学校OA办公系统的建立，档案由2009年的年归档3067卷件，快速递增到2018年的7010卷件。截止到2018年底，机读目录案卷级4.4万条、文件级18.1万余条，为建设数字化档案馆夯实基础。
2016年，第二代兰台人创建的高校全宗档案管理规范在全省高校获批推广；编辑了学校第一册《档案工作指南》，使学校档案工作有法可依，成为高校同行学习和抢手的参考材料，受到检查主管业务部门的认可。
档案馆人员长期偏少，其中女性占87.5%，业务建设保持一流的同时，始终坚持以创建“巾帼文明岗”建设为依托，增强团队凝聚力，持续捐助春蕾女童。2000-2012年，先后获得青岛市三八红旗集体、全国巾帼文明岗、山东省女职工建功立业标兵岗等多项荣誉称号。实现了岗位建设促宣传、业务建设促发展的目标，两手一起抓，使得学校形成了良好的档案工作氛围。
继往开来的第三代兰台人
2020年后，学校档案工作与时俱进，呈现多样化。2025年馆藏档案达11万余卷件，电子档案643GB。档案各环节网络虚拟空间中的流转、利用逐步增加，档案安全体系的建设成为重中之重，为第三代兰台人赋予了新的使命与责任，学校档案工作进入一个新的阶段，渐由幕后走向台前、线下转到线上。
校史馆不断升级改造。2010年，青岛科技大学60年校庆时更新的校史馆，按照历史阶段、发展主题和工作亮点重新整合，补充了大量实物档案；2020年，校史馆再度进行重装，再现学校风雨沧桑70载自强不息的办学历程，每次改造都是一场硬仗，时间紧、任务重，经常是线下排版、现场施工和讲解员培训同步推进。改造工程又多安排在暑假开展，那一两个月，相关人员大都要撇家舍业、老幼齐上阵。
每年开学季，校史馆为了让所有的新生能在最短时间内，进馆参观体验，都会科学计划、合理安排，经常是整月无休。近年来，随着参观人数的不断提高，校史馆作为学生爱校荣校教育的平台和学校对外宣传的窗口，在弘扬“科大精神”、践行“橡胶品格”、宣传校园文化方面发挥了积极作用。
坚持编辑《青岛科技大学年鉴》，多次改版、不断完善，力求全面记录学校每年的发展足迹。“口述历史”项目持续推进，已先后采访了近20位建校初期的老领导、老教师，多样性记录、抢救性整理学校故事，这些都为校史的编撰积累了史料。
网站和网上办公系统的建立，特别是远程服务途径的拓展，档案的便捷利用极大拉近了学校与师生间的距离。常常有毕业学生感慨：“震惊！申请邮件刚刚发出，转身就收到档案馆老师的回复。”“信息刚刚确认，就收到了快递单号，这速度也太快了，谢谢母校老师。”每一次的赞许都是对档案人员的鼓舞；对于各种原因造成的不理解，大家每每也都是认真解释、积极帮助协调。
虽然办公场所没有再现毕业生排长队的情形，但随着每年毕业学生数量的增加，档案服务工作范围不断扩大。由于档案的鉴定关前移，应收尽收实体档案的同时还要审核电子版的质量，工作量也是倍增的，各岗位压力都很大。
年复一年的收集、编研和日复一日的利用服务，所有的环节都需要大家极其用心、团结协作。
回首学校档案发展40年，经过三代兰台人的接续努力，档案及其背后的故事不断地续写和更新，学校档案工作也由此保持着旺盛的生命力，不断发生着日新月异的变化。而唯有“为党管档、为国守史、为民服务”的宗旨是不变的，既是鞭策、也是要求，愿学校兰台人继续保持工作热情，享受清冷、保守本真、砥砺前行，把一丝不苟、孜孜不倦的优良作风一代代传承下去，共筑学校的档案事业健康发展，相信明天会更好。（档案馆供稿）
